Privacyverklaring

Digitaal Afgerond helpt nabestaanden bij het afsluiten, memorialiseren of overdragen van online accounts. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@digitaalafgerond.nl.

Digitaal Afgerond (KVK-nummer 42078729) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij publiceren geen vestigingsadres op de website; voor correspondentie kunt u contact opnemen via info@digitaalafgerond.nl.

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Bestel- en betaalgegevens (gekozen pakket, orderreferentie)
• Inhoud van contactformulierberichten
• Gegevens over de overledene die nodig zijn voor de dienst
• Documenten die u aanlevert, zoals een overlijdensakte, kopie identiteitsbewijs of machtigingsformulier
• Anonieme website-statistieken (bezochte pagina's, verkeersbron, apparaattype — zonder directe identificatie)
• Technische gegevens bij websitebezoek (beperkt, zie cookiebeleid)

Betaalgegevens zoals kaartnummers verwerken wij niet zelf; die worden verwerkt door onze betaalprovider Mollie.

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het uitvoeren van onze dienstverlening en contact met u
• het afhandelen van bestellingen en betalingen
• het verzenden van opdrachtbevestigingen en documenten
• het verkrijgen en beheren van uw machtiging
• contact met online platformen namens u
• het afhandelen van klachten en vragen
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals administratie)
• het meten en verbeteren van onze website (anonieme statistieken)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst — om de door u bestelde dienst te leveren
• Wettelijke verplichting — waar administratie of bewaarplichten dat vereisen
• Gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld voor beveiliging van onze website, het voorkomen van misbruik en het verzamelen van anonieme website-statistieken, zolang uw belangen niet zwaarder wegen
• Toestemming — indien u ons expliciet toestemming geeft, bijvoorbeeld voor optionele communicatie

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, met:

• Vercel — voor hosting van de website en anonieme webstatistieken (Web Analytics)
• Databasehosting (PostgreSQL) — voor dossiergegevens en berichten in Mijn dossier
• Vercel Blob — voor versleutelde opslag van documenten die u uploadt via Mijn dossier (private storage)
• Mollie — voor het verwerken van online betalingen
• TransIP / e-mailprovider — voor het verzenden en ontvangen van e-mail
• SignRequest of vergelijkbaar platform — voor digitale ondertekening van machtigingsformulieren, indien u daarvoor kiest
• Online platformen — voor zover nodig om accounts af te handelen, conform hun procedures

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af of toetsen wij hun voorwaarden, voor zover van toepassing.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Dienst- en dossiergegevens: tot maximaal 12 maanden na afronding van het traject, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is
• Gevoelige documenten (zoals identiteitsbewijs en overlijdensakte): maximaal 12 maanden na afronding, tenzij wettelijk anders vereist
• Financiële administratie: conform fiscale bewaarplicht (doorgaans 7 jaar)
• Contactformulierberichten zonder opdracht: maximaal 12 maanden

Daarna worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder beveiligde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang tot dossiers en zorgvuldige omgang met gevoelige documenten.

Stuur identiteitsdocumenten bij voorkeur alleen per e-mail wanneer noodzakelijk. Neem contact op als u een beveiligde manier van aanleveren wenst.

U heeft onder de AVG onder meer recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens
• verwijdering van gegevens, voor zover wettelijk mogelijk
• beperking van de verwerking
• overdraagbaarheid van gegevens die u ons heeft verstrekt
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt een verzoek indienen via info@digitaalafgerond.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u waar nodig.